Chức năng, nhiệm vụ

Giới thiệu phòng hành chính - quản trị

Trường CĐ Kinh Tế HCM | 29/02/2016
|

1. Công tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ và Thông tin liên lạc

- Quản lý và sử dụng con dấu của trường theo quy định của Nhà nước.

- Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lưu trữ.

- Tiếp nhận, phân loại và ghi chép vào sổ đăng bộ các loại công văn, thư tín, chứng từ, tài liệu từ các nơi về trường để trình Ban Giám hiệu.

- Tiếp nhận công văn, tài liệu, tờ trình của các đơn vị và cá nhân trong trường gửi tới xin ý kiến chỉ đạo hoặc phê duyệt của Hiệu trưởng/Ban Giám hiệu.

- Nhân bản và chuyển công văn, tài liệu, thư tín của trường tới các đơn vị, cá nhân liên quan trong và ngoài trường.

- Tiếp nhận, thông báo và chuyển các công văn, thư tín, tài liệu của các đơn vị, cá nhân ở ngoài trường gửi tới các đơn vị, cá nhân của trường.

- Quản lý và cấp phát các loại giấy tiêu đề và phong bì in sẵn của trường.

- Cấp giấy giới thiệu và giấy đi đường cho cán bộ công chức được cử đi công tác ngoài trường.

- Xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan khác đến công tác và lưu trú tại trường. Xác nhận một số văn bản, thư tín theo quy định hành chính.

- Kiểm tra việc photo văn bản hành chính trong trường.

2. Công tác kế hoạch, tổng hợp

- Tổng hợp việc thực hiện chương trình, kế hoạch tháng, học kỳ, năm học. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện công tác của các đơn vị theo ý kiến phê duyệt của Ban Giám hiệu trên văn bản gởi đến các đơn vị.

- Xây dựng báo cáo công tác định kỳ hàng tháng, học kỳ, năm học.

- Xây dựng lịch công tác hàng tuần của trường, đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện lịch công tác, đôn đốc, kiểm tra việc tham dự các cuộc họp của cán bộ quản lý và Cán bộ, Viên chức khác do Ban Giám hiệu phân công.

- Giúp việc cho Hiệu trưởng/Ban Giám hiệu trong việc xử lý công văn, tài liệu và soạn thảo các văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo, kết luận liên quan đến các hoạt động quản lý của trường.

- Sắp xếp lịch làm việc của Ban Giám hiệu; Tiếp và hướng dẫn Khách, Cán bộ viên chức, Học sinh – Sinh viên đến liên hệ công tác với Ban Giám hiệu.

- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Ban Giám hiệu đi công tác. Điều hành xe phục vụ công tác của Ban Giám hiệu.

3. Công tác lễ tân, khánh tiết

- Thực hiện các hoạt động khánh tiết của trường trong các ngày Lễ, Tết.

- Tổ chức và chủ trì các cuộc thăm hỏi, chúc mừng xã giao với các cơ quan ngoài trường, cơ quan cấp trên, các đơn vị và cá nhân trong trường.

4. Công tác Quản trị:

 - Tham mưu Hiệu trưởng trong lĩnh vực quản trị cơ sở vật chất của trường.

 - Tổ chức thực hiện các quy trình, giám sát và nghiệm thu bàn giao công trình xây dựng, dự án mua sắm máy móc thiết bị theo quy định hiện hành.

- Tổ chức quản lý cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị, các phương tiện làm việc, giảng dạy và học tập. Đảm bảo điện nước cho các cơ sở của trường.

- Điều phối sử dụng các phòng học, giảng đường, phòng họp trong trường .

- Theo dõi việc thực hiện các hoạt động của trung tâm, dịch vụ thuộc trường.

- Giúp Hiệu trưởng điều hành mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị trong  trường theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định, phối hợp với các đơn vị tổ chức hội nghị hàng năm, các ngày lễ, hội thảo cấp trường.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án bảo vệ, giữ gìn trật tự an ninh. Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện việc phòng cháy chữa cháy hiệu quả.

- Phối hợp với các đơn vị công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động trật tự, trị an, an toàn xã hội trong khuôn viên Nhà trường.

- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hiệu trưởng và giải quyết công việc thường xuyên thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

|